L’entretien professionnel est l’une des obligations RH les plus structurantes — et pourtant l’une des moins respectées dans les pharmacies d’officine. Inscrit à l’article L6315-1 du Code du travail depuis la loi du 5 mars 2014 et refondu par la loi Avenir professionnel de 2018, il s’impose à toute officine employant au moins un salarié, sans seuil d’effectif. Son absence ou sa mauvaise tenue exposent l’employeur à des sanctions financières concrètes.
Beaucoup de titulaires le confondent encore avec l’entretien annuel d’évaluation. Les deux sont pourtant juridiquement distincts : l’évaluation porte sur la performance, l’entretien professionnel sur les perspectives de carrière et de formation. La confusion est la première cause de non-conformité, devant l’oubli pur et simple.
Une obligation biennale stricte
L’entretien professionnel doit avoir lieu tous les deux ans à compter de l’embauche du salarié. Il concerne tous les salariés en CDI, CDD, temps partiel, apprentissage ou contrat de professionnalisation, dès lors que la relation de travail a duré au moins deux ans dans l’officine. Pour les apprentis, c’est l’une des étapes RH naturelles à intégrer dès la signature du contrat — voir notre dossier sur l’apprentissage en pharmacie.
L’entretien est également obligatoire au retour de certaines absences longues : congé maternité, congé parental, congé d’adoption, arrêt maladie de plus de six mois, congé sabbatique, mandat syndical. Cette obligation prolonge directement la logique de la gestion des absences : la reprise d’activité passe par un point sur les perspectives professionnelles du salarié, pas uniquement sur son aptitude médicale.
Ce qui se dit pendant l’entretien
L’entretien professionnel doit aborder les perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Il informe le salarié sur la validation des acquis de l’expérience (VAE), sur l’activation du compte personnel de formation (CPF), sur les abondements éventuels de l’employeur, et sur le conseil en évolution professionnelle (CEP).
Pour un pharmacien adjoint, l’entretien peut intégrer les perspectives d’évolution vers une fonction d’adjoint référent ou de futur titulaire. Pour un préparateur, il peut anticiper une mobilité vers une fonction de référent métier ou de tuteur d’apprenti. Ces perspectives, même lorsqu’elles n’aboutissent pas immédiatement, sont un signal fort envoyé à un salarié dans un secteur en tension permanente sur les recrutements.
Il s’articule logiquement avec le suivi du DPC : les besoins de formation identifiés pendant l’entretien alimentent le plan de développement des compétences de l’officine, et les actions déjà accomplies y sont valorisées.
Comment bien préparer l’entretien côté titulaire
Un entretien professionnel qui se tient cinq minutes avant la fermeture, sans préparation, ne remplit ni son rôle légal ni son rôle humain. Le titulaire a intérêt à préparer chaque entretien en amont : revoir le parcours du salarié depuis le dernier entretien, consulter les formations suivies, identifier les éventuels changements de coefficient ou de poste, et lister les perspectives réalistes à proposer.
Une durée d’au moins trente minutes est recommandée pour un entretien de qualité. L’entretien se tient sur le temps de travail, dans un espace calme, sans interruption — exigence difficile à satisfaire au comptoir, ce qui suppose une organisation préalable du planning. Un roulement bien anticipé permet de dégager ce créneau sans désorganiser l’officine.
Le formalisme est obligatoire
L’entretien doit donner lieu à un compte rendu écrit. Ce document, signé par les deux parties, est remis au salarié et conservé dans son dossier individuel. C’est la trace formelle qui sera examinée en cas de contrôle ou de contentieux. Un entretien tenu mais non formalisé est juridiquement réputé inexistant. La signature peut être électronique si l’officine a déployé un dispositif de signature électronique RH conforme au règlement eIDAS.
Que faire si le salarié refuse l’entretien ?
Le refus d’un salarié de participer à l’entretien professionnel est rare mais possible. Dans ce cas, le titulaire doit conserver une trace écrite de la convocation et du refus — un email ou un courrier remis en main propre. Cette traçabilité est essentielle : elle prouve que l’employeur a rempli son obligation de proposer l’entretien. Le refus du salarié ne dispense pas le titulaire de renouveler la proposition à l’échéance suivante, mais il le protège en cas de contentieux sur l’absence de tenue de l’entretien.
Si le refus est lié à une tension dans la relation de travail, il peut être le signe avant-coureur d’un différend plus profond. Il est alors judicieux de formaliser la situation dans le cadre des sanctions disciplinaires ou d’une procédure adaptée, selon les circonstances.
L’état des lieux récapitulatif à six ans
Tous les six ans, l’entretien biennal est complété par un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux examine trois critères : le salarié a-t-il suivi au moins une action de formation, a-t-il acquis des éléments de certification par la formation ou la VAE, a-t-il bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle. Le salarié doit avoir rempli au moins deux des trois critères pour que l’officine soit en règle.
À défaut, et pour les entreprises d’au moins 50 salariés, l’employeur doit abonder le CPF du salarié de 3 000 euros. Si les officines de cette taille restent rares à titre individuel, les groupements et les holdings peuvent être concernés.
Le contrôle et les sanctions
L’inspection du travail et l’URSSAF peuvent contrôler la tenue des entretiens et la qualité de leur formalisation. L’absence d’entretien, ou l’absence de compte rendu, peut être assimilée à une atteinte aux droits à la formation du salarié et donner lieu à des dommages et intérêts en cas de saisine du Conseil de prud’hommes. Pour les officines à effectif supérieur ou égal à 50 salariés, l’abondement CPF de 3 000 euros est dû salarié par salarié, ce qui peut représenter une charge significative en cas de manquement répété.
Intégrer l’entretien dans la gestion annuelle
L’entretien professionnel gagne à être anticipé dès l’intégration du nouveau collaborateur : la date de référence est posée, l’échéance biennale est inscrite dans le calendrier, et le salarié est informé du calendrier de ses entretiens. Cette planification s’intègre dans la même logique que la mise à jour du registre du personnel ou le suivi des coefficients et grilles de salaire.
Une bonne pratique consiste à regrouper les entretiens professionnels sur une même période de l’année — par exemple en janvier ou en septembre — pour lisser la charge administrative et s’assurer qu’aucun salarié n’est oublié. Cette logique de calendrier annuel s’applique également au suivi des entretiens de reprise après absence longue.
Ce qu’il faut retenir
L’entretien professionnel n’est ni un entretien d’évaluation, ni un échange informel : c’est une obligation juridique formalisée, biennale, dont la traçabilité conditionne la conformité de l’officine. Bien mené, il est aussi un puissant levier de fidélisation dans un secteur en tension permanente sur les profils de préparateurs et de pharmaciens adjoints.
Dans une officine où le quotidien laisse peu de place à l’administratif, l’enjeu n’est pas de trouver quoi dire pendant l’entretien — c’est de ne pas oublier de le tenir. DailEasy centralise la gestion RH de votre officine pour que les échéances ne passent pas entre les mailles. Découvrir DailEasy →